Closing Lewat Chat: Framework Dekat, Tepat, Sepakat dari Founder Citcat

Setiap penjualan dimulai dari obrolan, tapi tidak semua obrolan berujung closing. Di Builder’s Story episode 3 ini saya ngobrol dengan Kresna Satya Prameswara, founder Citcat.id, CRM WhatsApp yang dibangun dari pengalamannya bertahun-tahun di dunia sales. Ia membagi pendekatannya menjadi tiga langkah yang gampang diingat, lalu menjawab pertanyaan sulit dari kami: bagaimana mendapat klien pertama tanpa portofolio, dan bagaimana bertanggung jawab atas software kalau latar belakangnya bukan IT.

Ikut menemani founder Tumbuh AI, yang malam itu bertugas menggali pertanyaan-pertanyaan dalam.

Kenalan dengan Kresna dan Citcat

Kresna memperkenalkan diri sebagai lulusan manajemen keuangan, lulus tahun 2019. Ia sudah bersertifikat OJK sebagai wakil manajer investasi, jadi pekerjaannya mencakup membantu orang yang bingung memilih investasi, misalnya pasar uang atau reksa dana. Di sisi lain, ia hampir 8 tahun hidup di dunia sales. Ia mulai dari sales rumah dan properti, naik menjadi sales manager, lalu project manager, site manager, sampai investment manager.

Ia tidak menutupi bagian tidak enaknya. Ada masa ketika setiap hari ia menelepon 30 sampai 40 orang dan semuanya menolak. Dari situ ia belajar bagaimana menjual, dan pengalaman itu ia sistemkan ke dalam Citcat. Menurut deskripsi episode, Citcat adalah CRM WhatsApp untuk membangun hubungan pelanggan dengan bantuan AI, dan Kresna menyebut dirinya Official Tech Meta Partner. Sebagai sales, ia merasa terbantu oleh sistem yang mengisi data otomatis dan menggeser funnel otomatis.

Soal angka, Citcat masih kecil dan terus tumbuh. Saat itu ia punya tiga klien dengan nilai 4 juta, 6 juta, dan 4 juta, jadi omzet Citcat sekitar 14 juta per bulan. Ada juga proyek custom, dan ia menyebut closing sistem yang ia bantu di tiket.com bernilai 100 sampai 150 juta per bulan dengan kontrak 2 tahun.

Value harus lebih besar dari harga

Kresna membuka dengan analogi yang saya suka: menjual air mineral. Di gunung dengan ketinggian 2.000 sampai 3.000 mdpl, air mineral ukuran besar bisa 50.000 sampai 70.000, padahal harga biasanya sekitar 5.000 atau 6.000. Orang tetap membeli.

Karena dia merasa ya value-nya itu melebihi dari price yang dia keluarin.

Sebaliknya, kalau orang sudah kenyang minum, produk yang gratis pun belum tentu diambil. Jadi tugas penjual adalah menanamkan bahwa value produk melebihi harga yang dikeluarkan konsumen.

Tiga at: dekat, tepat, sepakat

Framework Kresna disebutnya tiga at.

Dekat: bangun trust dulu

Menurutnya closing itu seperti meminang: tidak mungkin baru ketemu lalu langsung ngajak menikah. Cara membangun kedekatan ada dua. Pertama, kirim portofolio yang relevan. Kedua, jadi pendengar yang baik. Di zaman ketika semua orang ingin diperhatikan, orang yang benar-benar memperhatikan akan mudah disukai.

Teknik sales untuk itu bernama mirroring. Caranya sederhana: ambil dua atau tiga kata dari kalimat lawan bicara, lalu balikkan lagi seperti kaca. Kalau lawan bicara bilang baru dari salon, kamu jawab “oh iya, dari salon”. Percakapan jadi panjang dan lawan bicara merasa nyaman. Ia juga bercerita tentang sebuah eksperimen sosial: seseorang mengirim DM sapaan setiap hari ke para selebgram, lalu berhenti tiba-tiba. Hasilnya, sebagian selebgram malah kangen dan membuat konten tentangnya. Pesannya, semua orang ingin didengar.

Tepat: tawarkan yang dibutuhkan saja

Setelah ada kedekatan, tawarkan produk yang memang dibutuhkan. Kresna memberi contoh jualan rumah yang dekat pintu tol dan stasiun KRL. Ia hanya menyebut yang sesuai konteks calon pembeli. Kalau pembeli biasa naik mobil, yang disampaikan adalah akses tol. Hal yang sama berlaku untuk software: kalau pelanggan butuh CRM, jangan paksa menjual ERP. Kalau butuhnya stok inventory, jual itu dulu.

Hanya tawarkan produk yang kira-kira lawan kita butuh.

Menurutnya, memberi terlalu banyak fitur justru membuat orang bingung dan menurunkan peluang closing.

Sepakat: handling objection dengan reframing

Semakin tinggi komitmen, semakin hati-hati orang. Komitmen membeli rumah berbeda dengan membeli tape recorder, seperti beda pacaran dan menikah. Karena itu keberatan calon pembeli perlu dijawab. Jurus Kresna ia sebut jurus justru itu, yaitu reframing.

• Rumah masuk ke dalam gang? Justru itu, Pak, rumahnya jadi tenang.
• Rumah di pinggir jalan dan berisik? Justru itu, nilainya naik dan bisa dipakai untuk bisnis.
• Rumah tusuk sate yang dianggap pembawa petaka? Justru itu, kelihatan dari banyak arah, cocok untuk buka warung.

Ia melihat banyak sales malah menjelekkan produk orang lain, padahal itu pedang bermata dua karena membuat calon pembeli mempertanyakan produk kita sendiri.

Kenapa satu klien bisa bernilai jutaan

Saya bertanya, bagaimana bisa ada klien SaaS bulanan yang mau membayar jutaan, padahal biasanya menjual yang ratusan ribu butuh banyak orang. Jawabannya, marketing itu seperti memancing: tentukan dulu jenis ikannya, di mana tinggalnya, dan apa makanannya. Citcat menyasar perusahaan yang salesnya sudah tidak terpegang, misalnya 10, 20, atau 30 sales yang WhatsApp-nya tidak mungkin dipantau satu per satu. Harganya setara gaji satu orang sales, jadi pemilik usaha senang. Contohnya, sales di showroom mobil yang suka mengalihkan pelanggan, dan owner jadi tahu siapa yang bermasalah.

Klien pertama tanpa portofolio

Founder Tumbuh AI menantang teori portofolio itu: bagaimana kalau belum punya? Kresna mulai dari pengguna gratis. Di situ ia bisa bereksperimen dan memperbaiki produk sampai pengguna bilang bagus, dan itulah portofolionya. Calon pelanggan berbayar pertamanya, yang berjualan SOP dan kurikulum digital untuk guru seharga 50.000 dengan omzet sampai 2 miliar, awalnya membayar 1.200.000. Tapi ia berhenti di tengah karena merasa Citcat belum secanggih yang dibutuhkan, dan akhirnya proyek itu jadi gratis lagi. Ia menyebutnya pelajaran dari calon klien pertama.

Setelah itu ia memperbaiki produk, melihat kompetitor, mencari pengguna gratis lagi, dan baru menembak klien berbayar ketika yakin produknya mulai menjual.

Tanpa background IT, dari pagi sampai dini hari

Siang ia bertemu klien, malam ia belajar ngoding. Dulu ia baru tidur jam 02.00 atau 03.00, sekarang berhenti jam 12.00. Ia belajar dari training, YouTube, dan obrolan panjang dengan ChatGPT. Prinsipnya, founder harus bisa dulu sebelum merekrut staf, supaya tidak mudah dibohongi.

Ia juga terbuka soal deal. Deal terbesarnya 5 M. Dalam kurun 5 tahun, total deal-nya sekitar 100 M, dengan banyak deal 1 M atau 2 M. Fee terbesar yang pernah ia terima di bawah 100 juta, kisaran 50 sampai 100. Dari 100 leads, yang sampai meeting mungkin 10, tapi closing rate setelah meeting sekitar 60% sampai 70%. Karena itu ia ingin AI membantu menjadwalkan meeting. Kalau tidak deal, ia memilih menjadikan lawan bicara teman, karena koneksi bisa berbuah di lain hari. Soal penolakan, ia menganggapnya pelajaran: mungkin produk, delivery, atau persiapannya yang perlu dibenahi.

Tim sekarang hanya empat orang, semuanya sales, tapi ia ajarkan memakai agent dan mereka juga bisa troubleshooting. Dulu ia pernah mengelola 40 orang, sekitar 20 di antaranya sales, dan menilai performa tim kecil sekarang malah lebih baik.

Soal tanggung jawab teknis

Bagian ini paling ramai. Founder Tumbuh AI mengingatkan bahwa banyak vibe coder membuat aplikasi tanpa bisa memperbaiki saat bug, kebocoran data, atau server down, sehingga klien yang membayar minimal 10 juta kecewa dan branding ikut rusak. Kresna mengakui kekhawatiran itu valid. Ketika di Jogja ia minta di-roasting habis-habisan oleh komunitas dan menemukan celah fatal: ada momen ketika orang iseng bolak-balik ke halaman lain bisa membuat Citcat down. Ia merekam roasting itu, berkonsultasi dengan para pakar, dan mulai berbicara dengan pentester bersertifikat. Untuk sementara ia memakai pihak ketiga yang kompeten.

Sekarang Citcat sudah memakai Cloudflare dan cache di backend. Kresna menyebut filosofi permanent beta seperti yang diterapkan Valve: tidak pernah sempurna, terus di-upgrade. Aksesnya masih invitation only, dan secara bulanan ia sudah untung.

Founder Tumbuh AI menjelaskan pendekatannya sendiri: ia membagi peran dengan partner teknis, sehingga ada yang bertanggung jawab atas teknis dan delivery, sementara ia mengurus klien dan visi. Ia menambahkan bahwa ketika server down, lakukan root cause analysis dulu, lalu siapkan fallback, backup, dan gateway sejak awal.

Jadi, jangan mau kita nerima profitnya doang gitu ya. Ketika kita nerima profit, ya maka harus paham bahwa ada tanggung jawab

Kresna menegaskan, kalau kesalahan memang di pihak kita, akui dulu dan jangan mencari-cari alasan. Itu bagian dari risiko berbisnis.

Komunitas dan program partner

Kresna mengaku tanpa komunitas ia tidak berani membuka Citcat, karena ia punya tempat bertanya. Citcat sendiri lahir dari kelas CRM yang ia ikuti, dan ia belajar bahwa membuat sesuatu untuk banyak orang itu berbeda sama sekali. Ia menawarkan program partner: akses gratis, dan partner dapat komisi dari klien yang closing. Salah satu partner yang tidak punya background tech mendapat sekitar satu juta setiap bulan.

Yang bisa kamu bawa pulang

• Orang membeli value. Pastikan value yang dirasakan melebihi harga.
• Ingat tiga at: dekat, tepat, sepakat. Jangan lompat langsung ke penawaran.
• Latih mirroring. Ulangi dua atau tiga kata terakhir lawan bicara dan jadilah pendengar yang baik.
• Gali kebutuhan dulu. Tawarkan hanya yang relevan dengan konteks pembeli.
• Hadapi keberatan dengan jurus justru itu, dan jangan menjelekkan produk orang lain.
• Pilih pasar yang masalahnya besar, seperti perusahaan yang sales-nya sudah tidak terpegang.
• Tanpa portofolio, mulai dari pengguna gratis sampai produknya benar-benar bagus.
• Kalau jualan software, siapkan tanggung jawab teknis: pentest, backup, Cloudflare, dan partner yang paham teknis.
• Kalau salah, akui dan perbaiki dengan tempo secepat mungkin.

Kalau kamu punya produk yang ingin diceritakan, hubungi saya dan siapa tahu tampil di Builder’s Story berikutnya. Dan gabung AI Club di kotamu supaya punya tempat bertanya.